Ако в близко бъдеще планирате бизнес събитие, конференция, презентация, семинар, тогава възниква въпросът за необходимостта от конферентни зали под наем, оборудвани с всичко необходимо за успешното провеждане на събитието. Наемът е удобен и печеливш вариант, особено за малките организации.

Заслужава да се отбележи, че наемането на конферентна зала е доста сложна задача, към която трябва да се подходи с голяма отговорност. Нивото на събитието зависи от качеството на предоставения материал и от комфорта на конферентната зала. При избора на зала трябва да имате предвид редица фактори: капацитет, ниво на техническо оборудване, местоположение и наличност на допълнителни услуги (кетеринг, възможност за нощувки и др).

Големината на залата трябва да бъде избрана на база броя на декларираните посетители. Съществуват малки конферентни зали (10-30 души), средни (30-100 души) и големи зали (100 и повече човека). Размерът на конферентната зала зависи от комфорта на присъстващите и лекторите. Така че, ако залата е твърде малка, участниците могат да изпитват дискомфорт, затова е важно да избирате една идея по-голяма зала. Твърде голяма стая може да предизвика финансови проблеми. Да наемете стая, която е оптимална по размер, е най-важната задача при търсенето.

Важното е техническото оборудване, т.е. оборудване, включва: осветление; наличие на климатик; мини трибуна и микрофони с възможност за движение по залата; монитори, аудио и видео оборудване, достъп до високоскоростен интернет и др.

Важна роля играе местоположението на конферентната зала. Най-добрата възможност за зала е центърът на града. Този момент е от особено значение, ако се очаква голям брой гостуващи гости. Когато се очаква гостите от други градове да присъстват на събитието, най-добрият вариант е зала, разположена в хотела, където се настаняват участниците.

Обмислете въпроса за допълнителната услуга. Това е преди всичко възможността за кафе-пауза по време на събитие, почивка и др. В случаите, когато конферентната зала се намира в хотел, се организира допълнителна услуга (по предварителна уговорка с организаторите). Участниците имат възможност да пият кафе, чай, вода и други напитки. За да задоволят глада ви, се сервират сандвичи и други десерти и ястия. По време на кафе-паузата гостите на събитието имат възможност да се отпуснат и да общуват в спокойна атмосфера.

Когато конферентната зала се намира в града, тогава за кафе-пауза или лека закуска, често се наема кафене или бар. Също така може да се организира почивка в самата конферентна зала.